Struktur, systemer og gjenbrukbar praksis

Dette området er særlig relevant når:

• gode initiativer krever mye manuelt arbeid hver gang
• erfaringer ikke blir tatt vare på systematisk
• nye medarbeidere eller tillitsvalgte bruker lang tid på å komme i gang
• kvaliteten varierer fra gang til gang
• organisasjonen ønsker å skalere aktiviteter uten å slite ut folk

Dette er typiske utfordringer i medlemsorganisasjoner, prosjektmiljøer og virksomheter med begrensede ressurser.

Jeg starter med å forstå hvordan arbeidet faktisk foregår i dag, ikke slik det er beskrevet på papiret. Deretter jobber jeg strukturert med å:

• kartlegge aktiviteter og arbeidsflyt
• identifisere hva som fungerer, og hvorfor
• utvikle enkle og tydelige gjennomføringsmodeller
• lage maler, sjekklister og støttedokumentasjon
• bygge strukturer som er lette å ta i bruk og lette å videreføre

Arbeidet tilpasses organisasjonens modenhet og kapasitet. Systemene skal legge seg etter folkene som bruker dem.

Resultatet er ofte:

• tydelige og gjenbrukbare opplegg for aktiviteter og prosesser
• bedre kvalitet og forutsigbarhet
• raskere onboarding av nye deltakere
• mindre avhengighet av enkeltpersoner
• mer rom for utvikling og forbedring

Et godt system kjennetegnes ved at det er lett å bruke, også for dem som ikke var med på å lage det.

Dette kan være:

• gjennomføringsmodeller for møter, seminarer eller dialogprosesser
• maler for planlegging, evaluering og læring
• strukturer for samarbeid mellom administrasjon, styre og medlemmer
• dokumentasjon som faktisk brukes i praksis

Formen tilpasses organisasjonen. Det som teller er at strukturen brukes etter at jeg har gått.

Noen ganger stopper struktur opp fordi verktøyet mangler. Da bygger jeg det:

• kartlegging av prosessen slik den faktisk foregår
• spesifikasjon og utvikling av en fungerende løsning, ikke en kravspesifikasjon
• overlevering slik at virksomheten eier løsningen selv

Jeg erstattet BPO Consultings eget kundesystem med et egenbygget CRM med kontakter, selskaper, prosjekter, avtaler, timeføring og oppslag mot Enhetsregisteret. Fordelen er at den som forstår prosessen også bygger verktøyet, slik at ingenting går tapt i overleveringen mellom rådgiver og utvikler. Løsninger leveres som regel med overlevering. Drift avtales separat.

I denne typen arbeid fungerer jeg som:

• strukturbygger
• systematiserende rådgiver
• oversetter av erfaring til praksis

Jeg leverer ikke ferdige pakker, men løsninger som kan videreutvikles og eies av organisasjonen selv.

Mange starter med en enkel tanke: dette burde være lettere enn det er. Det er ofte et svært godt sted å begynne.